專案經理的態度問題(其二)

當我們清楚專案管理者的態度對專案的重要性時,體會到肉眼不能看見事物的精髓,唯有用心才能分辨事物的價值後,我們才有可能在專案中不去輕忽專案管理的自然定律。此時,我們會了解專案管理其實不是只有分派任務而已。

所以,管理者不能只是以任務分工來看專案的進行,而是要去思考如何領導專案成員從不如預期的現況朝向管理者所期望較好的未來遠景接近,讓專案團隊成員的努力與目標的達成能夠有所關聯,使每一次的努力都能為成功有所貢獻,而不是無謂地浪費資源與時間。

依我工作上的觀察,許多專案管理者常常迷失在資源與任務上,而忘卻了去質疑資源與任務是否真的能解決專案問題。當缺少了如後者般的對專案任務之本質性思考,專案管理者往往會去堅持去做行不通的做法,把資源投入在完成那些不切實際的目標上。在實際專案的開發過程中,我發現有些專案管理者在時間緊迫的情況下,會開始變得固執,自以為是,然後堅持去做一些行不通的做法,其主要的原因是他們對問題了解不夠深入,所以無法對症下藥,再加上其對專案太有自信,對未來抱持過於樂觀的想法,以為只要投入資源就可以解決問題。然而,結果卻往往適得其反,最後造成專案失控是很常見的事。

上圖所示的心智動態模型便是一個常見的實例,專案管理者以為投入人力資源可以分擔工作以縮短時間,卻忽略了加進來的人力需要與正在進行專案作業的人員溝通,反而使他們必須先停下手邊的工作,與新進人員進行溝通。無形之中,反而增加了他們工作量,使他們可以進行原來作業的時間變得更少了,且必須付出工作的轉換成本,結果工作負擔不減反增,最後讓專案失去控制。這是因為專案管理者採用無當的管理行為,反而引發了捨本逐末的惡性循環呀這其實就是著名的布魯克斯定律的效應。

軟體產業不同於勞力密集的傳統產業,而是偏向資訊或知識密集的產業。在軟體開發過程中,分工愈細緻也正意味著整合會變得更困難而造成管理的複雜度,因此,軟體專案相對而言,比其他類型的專案更需要團隊成員互動,需要溝通。共享語意庫是綜效的發源地林宜萱譯,2002,《關鍵對話》,美商麥格羅.希爾國際。,所以,有效溝通讓每個人的語意可以在團隊中共享的語意庫中充分地自由流動,才是提高專案成功機會的有效做法,省略溝通的管理做法其實是不智之舉,因為,做專案必須憑藉資訊與知識,所開發的軟體是專案團隊內化資訊與知識的成果。因此,只有流程與工具而不注重團隊成員與互動其實是本末倒置,專案管理者必須注意:對流程著迷其實是領導能力出問題的警訊呀陳建勳與劉漢山譯,2006,《專案管理之美學》,歐萊禮。

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